簡報的藝術? 先推翻對投影片的認知!

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又是兩週沒寫部落格文章了,先向久候的朋友們說聲抱歉。十一月自己的活動一直不少,先是受邀去芬蘭東部小鎮參加工作坊,簡報「社群媒體為移民帶來的可能性」與「芬蘭高等教育移民的困境」, 然後是去芬蘭西部一個熟悉的小城,簡報之前做過的專案。最近一直「做簡報」的結果,就是心思也常放在簡報投影片該如何圖文融合、如何在極短的時間內切中要點這回事上,坦白說,還真不容易啊! 這一篇,就先分享一些簡報相關的筆記與心得吧。

先從之前參加過的一場芬蘭ICT科技對教育運用的研討會說起。

當時一位在芬蘭坦佩雷科技學院教書的講者,分享了做簡報的方法,他說,第一步,就是要先推翻對投影片的認知!

講者Peter Heath,對認知心理學頗有研究,既教授學生們如何設計簡報,也在一些國際研討會分享如何做簡報。他的演講標題是: “No Thank You Mr Gates: An Alternative
 Method For Creating Professional PowerPoint Slides” 。一開場就對比爾蓋茲先生開宗明義的說不,因為他要指出: PowerPoint 很多時候並不是簡報與教學最好的工具,然而當微軟的PowerPoint 開始變成廣泛使用的簡報工具時,如今人們不再「停下來」、「質疑」,什麼時候「適合」用PowerPoint,又該「如何用」。

他說,在你做任何「簡報」之前,應該先停下來想一想,PowerPoint是否是最適合的工具? 如果你確實覺得,你的簡報就是需要用PowerPoint來呈現,那麼第一步,就是選擇default投影片,然後刪掉它!

為什麼刪掉它? 因為default(預設)投影片的設計,經常不符合實際需求,因此第一步,要學著「跳開這個限制」,重新思考,該用什麼樣的方式,來呈現你的投影片。

Pecha Kucha Night, Helsinki 2006

我很喜歡這樣的想法,的確,太多的事物我們都習以為常,忘了跳出來看看,是否真的有這個需要,傳統投影片式的簡報,就是一個例子。

如果確定有需要使用投影片,講者建議的幾個大原則如下:

1. 一張投影片,講一個點子、一件事情就夠。

2. 一張投影片的時間,至少兩分鐘,也就是說,不要換得太快速,讓聽眾跟不上。

3. 以字體而言,標題至少要用28p (例如Arial Bold),內文則至少要24p,才不會太小看不清楚。

4. 將簡報想像成一場公車導覽之旅,導覽的最開始,一定會告訴參加的人,公車將開往哪裡、大概需要多長時間、為什麼我們要進行這場旅行。簡報也是一樣,一開始就要讓聽眾知道,他們將會聽到些什麼,大概需要多久,這個主題又為什麼值得一聽。

5. 大多數的投影片,內文的字數都太多。人類的祖先一開始表達自己的方式,是在牆上畫圖,然而現代人似乎總認為,任何值得傳播的事物,就是「要用文字寫下來」,然而,真的是如此嗎? 也許我們都該重新思考這個道理。

6. 當你在設計自己的投影片時,記得: 投影片的目的,是要讓你的聽眾,理解你要表達的事物,讓他們記住重點,並在結束之後,成為可以被帶著走的筆記。因此,不要只把投影片當做自己無限制表達思維的工具,多想想,投影片做為一種簡報工具,能帶給聽眾什麼效益。(這句話其實是我說的…)

Vaasa University

為什麼講者一開始要大家刪掉default投影片? 因為default投影片有以下幾個問題:

- 標題太簡單扼要,描述性不夠,會讓聽眾無法一目瞭然投影片的重點。

- 太多的文字,造成認知上的超載(cognitive overload)。

- 傳統投影片的layout本身,讓資訊容易顯得繁雜 (noisy)

- 傳統投影片上,一個要點接著一個要點的排列方式,無法顯示每個要點之間的輕重關係

幾個推薦的投影片做法則是:

- 投影片的標題,與其用三四個字簡短帶過,應該用一整個句子表達

- 投影片的內文,該同時用影像 + 重要的提醒文字,這樣會讓聽眾記得更清楚

- effective redundancy,用不同的呈現方式,有效的重覆重要的訊息

以上。

你同意嗎?

IMG_6870

這場由「簡報專家」做的簡報,對我而言,大原則都很受用,當然實際上還要視講題、聽眾、場合,另外做調整,每個人簡報的習慣與風格也一定不盡相同,倒是我自己,最近每次做簡報投影片時,都會重新回顧這些當初寫下的筆記重點,至少要提醒自己,從聽眾的角度出發思考,好讓簡報發揮最好的效果

雖說「傳統的投影片」樣式,常常不是最佳的做法,然而幾天前在另一場研討會中,我卻也發現,其中一位用「傳統投影片」要點呈現的講者,反而是當天會場中最言簡意賅,又最切中要點的! 原因在於「她這個人」的表達方式,清楚有力,僅管投影片看上去很普通,然而在適當的搭配圖片後,整體的簡報效果仍然很不錯。

反觀另一位講者,僅管投影片設計得比較「有趣」,圖為主、文為輔、並加入大量生動影像,然而因為他在基本的細節上沒有注意(字體常常太小、選擇的顏色經常反光而讓聽眾什麼都看不到),因此投影片本身效果就不是那麼好,好在講者本身很幽默,思考也頗有獨到之處,因為「他這個人的觀點夠有趣」,也就讓人比較可以忽略投影片的不足之處。

我想,簡報的投影片如何做最好,一定因人而異,最重要的其實不是投影片的樣子,而是簡報的那個人,以及使用工具與簡報者之間的「契合」度,如何用最適當的媒介帶給聽眾有效有用的清楚訊息,有重點又有啟發性,那才真的是一門藝術。

也許,真正的高手,根本不需要以上簡報專家建議的大原則,有時候全部忘光反而最好也說不定?!

此外很多別於「傳統」的「創意簡報聚會」,投影片的快速切換就是一種趣味,例如PechaKucha NightPunchparty,這,又是另一門「藝術」了。

IMG_6863

關於簡報的藝術,還要再分享的是前兩天在推特上看到Vista分享的一篇文章,裡頭分析蘋果電腦的賈伯斯簡報的祕密(Uncovering Steve Jobs’ Presentation Secrets),我看了覺得既有趣又有道理,其中「說故事」的力量,我正好剛有親身的體會。

上週在芬蘭東部小鎮簡報時,我就說了自己的故事,說社群媒體如何改變了我的生活(以做為芬蘭移民的角色而言)。會後好幾位聽眾都來「謝謝這個故事」,其中一位工作人員還跑來跟我說,「我有注意到,妳在說自己故事的時候,每個人都全神貫注,眼睛發亮,完全被吸引進去,完全不像聽一般簡報的樣子!」

有趣的是,我之所以會說自己的故事,並不是因為知道說故事最有效,而是因為這個主題,「除了說自己的親身經歷外,我實在也沒別的東西好說」,因此在簡報之前,我其實有點擔心,自己的故事,也許不是聽眾「預期」想聽到的內容,也不確定個人的故事,是否能引起他人的興趣與共鳴,沒想到這些小擔憂都是多餘,最後反而是因為「說故事」而讓簡報大受好評,這是我第一次真正親身體會到,在簡報中「說故事」的力量。

也在此推薦大家,去讀讀分析賈伯斯演說與簡報的文章吧! (英文)

最後附上今年七月在Taipeimac分享芬蘭設計與生活的投影片 (Part 1): 這份投影片其實不是真的做得很理想,也絕對不是本文的「範例」,只是既然寫了一篇簡報筆記,就順便把當時的簡報分享給有興趣的朋友,也做一個記錄~

有簡報經驗的朋友,歡迎來分享你們的心得哦!

註1: 本文圖片,與文章無直接關係,第一張是2006年時,赫爾辛基第一次舉辦Pecha Kucha Night的隨手拍,後面幾張,是前幾天在芬蘭西部小城Vaasa簡報時的隨手拍,分別是Vaasa University, University library Tritonia, 和Vaasa city library. 我很喜歡這間大學的現代感,和新建成的圖書館。

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