簡報的藝術? 先推翻對投影片的認知!

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又是兩週沒寫部落格文章了,先向久候的朋友們說聲抱歉。十一月自己的活動一直不少,先是受邀去芬蘭東部小鎮參加工作坊,簡報「社群媒體為移民帶來的可能性」與「芬蘭高等教育移民的困境」, 然後是去芬蘭西部一個熟悉的小城,簡報之前做過的專案。最近一直「做簡報」的結果,就是心思也常放在簡報投影片該如何圖文融合、如何在極短的時間內切中要點這回事上,坦白說,還真不容易啊! 這一篇,就先分享一些簡報相關的筆記與心得吧。

先從之前參加過的一場芬蘭ICT科技對教育運用的研討會說起。

當時一位在芬蘭坦佩雷科技學院教書的講者,分享了做簡報的方法,他說,第一步,就是要先推翻對投影片的認知!

講者Peter Heath,對認知心理學頗有研究,既教授學生們如何設計簡報,也在一些國際研討會分享如何做簡報。他的演講標題是: “No Thank You Mr Gates: An Alternative
 Method For Creating Professional PowerPoint Slides” 。一開場就對比爾蓋茲先生開宗明義的說不,因為他要指出: PowerPoint 很多時候並不是簡報與教學最好的工具,然而當微軟的PowerPoint 開始變成廣泛使用的簡報工具時,如今人們不再「停下來」、「質疑」,什麼時候「適合」用PowerPoint,又該「如何用」。

他說,在你做任何「簡報」之前,應該先停下來想一想,PowerPoint是否是最適合的工具? 如果你確實覺得,你的簡報就是需要用PowerPoint來呈現,那麼第一步,就是選擇default投影片,然後刪掉它!

為什麼刪掉它? 因為default(預設)投影片的設計,經常不符合實際需求,因此第一步,要學著「跳開這個限制」,重新思考,該用什麼樣的方式,來呈現你的投影片。

Pecha Kucha Night, Helsinki 2006

我很喜歡這樣的想法,的確,太多的事物我們都習以為常,忘了跳出來看看,是否真的有這個需要,傳統投影片式的簡報,就是一個例子。

如果確定有需要使用投影片,講者建議的幾個大原則如下:

1. 一張投影片,講一個點子、一件事情就夠。

2. 一張投影片的時間,至少兩分鐘,也就是說,不要換得太快速,讓聽眾跟不上。

3. 以字體而言,標題至少要用28p (例如Arial Bold),內文則至少要24p,才不會太小看不清楚。

4. 將簡報想像成一場公車導覽之旅,導覽的最開始,一定會告訴參加的人,公車將開往哪裡、大概需要多長時間、為什麼我們要進行這場旅行。簡報也是一樣,一開始就要讓聽眾知道,他們將會聽到些什麼,大概需要多久,這個主題又為什麼值得一聽。

5. 大多數的投影片,內文的字數都太多。人類的祖先一開始表達自己的方式,是在牆上畫圖,然而現代人似乎總認為,任何值得傳播的事物,就是「要用文字寫下來」,然而,真的是如此嗎? 也許我們都該重新思考這個道理。

6. 當你在設計自己的投影片時,記得: 投影片的目的,是要讓你的聽眾,理解你要表達的事物,讓他們記住重點,並在結束之後,成為可以被帶著走的筆記。因此,不要只把投影片當做自己無限制表達思維的工具,多想想,投影片做為一種簡報工具,能帶給聽眾什麼效益。(這句話其實是我說的…)

Vaasa University

為什麼講者一開始要大家刪掉default投影片? 因為default投影片有以下幾個問題:

– 標題太簡單扼要,描述性不夠,會讓聽眾無法一目瞭然投影片的重點。

– 太多的文字,造成認知上的超載(cognitive overload)。

– 傳統投影片的layout本身,讓資訊容易顯得繁雜 (noisy)

– 傳統投影片上,一個要點接著一個要點的排列方式,無法顯示每個要點之間的輕重關係

幾個推薦的投影片做法則是:

– 投影片的標題,與其用三四個字簡短帶過,應該用一整個句子表達

– 投影片的內文,該同時用影像 + 重要的提醒文字,這樣會讓聽眾記得更清楚

– effective redundancy,用不同的呈現方式,有效的重覆重要的訊息

以上。

你同意嗎?

IMG_6870

這場由「簡報專家」做的簡報,對我而言,大原則都很受用,當然實際上還要視講題、聽眾、場合,另外做調整,每個人簡報的習慣與風格也一定不盡相同,倒是我自己,最近每次做簡報投影片時,都會重新回顧這些當初寫下的筆記重點,至少要提醒自己,從聽眾的角度出發思考,好讓簡報發揮最好的效果

雖說「傳統的投影片」樣式,常常不是最佳的做法,然而幾天前在另一場研討會中,我卻也發現,其中一位用「傳統投影片」要點呈現的講者,反而是當天會場中最言簡意賅,又最切中要點的! 原因在於「她這個人」的表達方式,清楚有力,僅管投影片看上去很普通,然而在適當的搭配圖片後,整體的簡報效果仍然很不錯。

反觀另一位講者,僅管投影片設計得比較「有趣」,圖為主、文為輔、並加入大量生動影像,然而因為他在基本的細節上沒有注意(字體常常太小、選擇的顏色經常反光而讓聽眾什麼都看不到),因此投影片本身效果就不是那麼好,好在講者本身很幽默,思考也頗有獨到之處,因為「他這個人的觀點夠有趣」,也就讓人比較可以忽略投影片的不足之處。

我想,簡報的投影片如何做最好,一定因人而異,最重要的其實不是投影片的樣子,而是簡報的那個人,以及使用工具與簡報者之間的「契合」度,如何用最適當的媒介帶給聽眾有效有用的清楚訊息,有重點又有啟發性,那才真的是一門藝術。

也許,真正的高手,根本不需要以上簡報專家建議的大原則,有時候全部忘光反而最好也說不定?!

此外很多別於「傳統」的「創意簡報聚會」,投影片的快速切換就是一種趣味,例如PechaKucha NightPunchparty,這,又是另一門「藝術」了。

IMG_6863

關於簡報的藝術,還要再分享的是前兩天在推特上看到Vista分享的一篇文章,裡頭分析蘋果電腦的賈伯斯簡報的祕密(Uncovering Steve Jobs’ Presentation Secrets),我看了覺得既有趣又有道理,其中「說故事」的力量,我正好剛有親身的體會。

上週在芬蘭東部小鎮簡報時,我就說了自己的故事,說社群媒體如何改變了我的生活(以做為芬蘭移民的角色而言)。會後好幾位聽眾都來「謝謝這個故事」,其中一位工作人員還跑來跟我說,「我有注意到,妳在說自己故事的時候,每個人都全神貫注,眼睛發亮,完全被吸引進去,完全不像聽一般簡報的樣子!」

有趣的是,我之所以會說自己的故事,並不是因為知道說故事最有效,而是因為這個主題,「除了說自己的親身經歷外,我實在也沒別的東西好說」,因此在簡報之前,我其實有點擔心,自己的故事,也許不是聽眾「預期」想聽到的內容,也不確定個人的故事,是否能引起他人的興趣與共鳴,沒想到這些小擔憂都是多餘,最後反而是因為「說故事」而讓簡報大受好評,這是我第一次真正親身體會到,在簡報中「說故事」的力量。

也在此推薦大家,去讀讀分析賈伯斯演說與簡報的文章吧! (英文)

最後附上今年七月在Taipeimac分享芬蘭設計與生活的投影片 (Part 1): 這份投影片其實不是真的做得很理想,也絕對不是本文的「範例」,只是既然寫了一篇簡報筆記,就順便把當時的簡報分享給有興趣的朋友,也做一個記錄~

有簡報經驗的朋友,歡迎來分享你們的心得哦!

註1: 本文圖片,與文章無直接關係,第一張是2006年時,赫爾辛基第一次舉辦Pecha Kucha Night的隨手拍,後面幾張,是前幾天在芬蘭西部小城Vaasa簡報時的隨手拍,分別是Vaasa University, University library Tritonia, 和Vaasa city library. 我很喜歡這間大學的現代感,和新建成的圖書館。

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Comments

很棒的总结

也听过一本书叫《演说之禅》,这是大陆译本的叫法,不知道台湾译本是如何了,特地推荐

看到這篇文章的標題和內容之後,每學期一定至少會上台用簡報報告的大學生我就很有感覺。

每次上台報告前 我一定會為”做簡報”這件事所苦,畢竟就如版大所說做簡報時還要站在觀眾的角度想等等。因此,每次在準備報告,我最煩惱的不是講稿,反而是作為輔助的簡報。
(我覺得簡報做不好就 失去半壁江山了)

看完這篇文張後 想一想 我會為簡報所苦的主要原因或許是不了解自己說話的風格導致我不曉得如何做簡報吧!

非常感謝版大分享關於簡報的文章。

會這麼說的原因是我最近和一些不常上台報告理工科學生們做報告。討論報告時,我簡單地說明了一下做簡報的注意事項後,有人舉手問我:「簡報要那麼麻煩嗎?不是把要說的講稿黏上去在加上圖片就好了嗎?」聽完後,我愣了幾秒後,當下決定在討論報告之前,先對他們解說簡報的重要性。經過這個cultural shock後,我深刻地了解到做好簡報的辛苦、人文教育和科學教育的差別以及人文科學的重要性。

很棒的簡報內容分享!!

雖然很少有簡報的機會,但仍聽演說的機會仍很多,每次對於主講者的簡報內容總覺得了無意義!!

簡報過於詳細,字體小,甚至會覺得我來上課是為什麼?看簡報就好…
甚至對於演講者對著簡報內容一字不漏的念稿也很反感…

基本上,我做簡報的人容傾向於在這時間內,我要對聽講人表達什麼?不要求全部聽懂,但希望能聽懂八成也好!!

我覺得簡報只是演說的一部份,是個配角,而現今很多人都把它當主角了!

參考一下:個人認為一張簡報投影片,照片應該一張,不要超過兩張,除非這兩張(多張)是有強烈對照對比用意的。
一張放滿板的照片,與縮成四分之一的同一張照片,視覺震撼度是差很大的。

十分受用~ thanks~

簡報製作與上臺演講﹐就是在推銷自己的品牌﹐有的時候硬是拼命地把過多的資訊放
在一張投影片上﹐反而失焦﹐呈現毫無條理的形像。相反的﹐欲留伏筆﹐再配合演
講者的肢體語言與口白﹐聽眾最能有效帶回去的第一個訊息肯定是當時的演講畫面
與意像﹐然後再從中拾取個人所需的養份。

妳或許可以把妳的簡報﹐配上妳讓人聽起來就能感覺到一股平靜力量的聲音﹐簡報
就多了北歐四季的溫度﹗期待哦﹗

Yibie
謝謝你的讚賞,和書的資訊,知道原本的英文書名嗎? 我再來google看看,那是一本什麼樣的書… 🙂

kappa0608
謝謝你的分享,很高興文章對你有助益哦,我想,不同領域的簡報和思維方式,一定會很不一樣,聽眾的思考方式也不同啊,就在此祝福你,簡報越做越好,並且找到自己的風格!

善變小妖女
也謝謝你的分享,我也是不喜歡人家念簡報稿,現在參加各種有簡報的場合,也都會注意一下簡報者的風格,學習好的地方,也提醒自已不要犯一些相同的錯誤。

blog.kaishao.idv.tw
謝謝你的建議,我覺得很受用也很值得深思哩! 如何有效應用照片,真是一門學問,的確,滿版的照片和一小張,視覺上帶來的效果差很多啊。

CLT
不客氣!

payahome
謝謝你的分享,說得真好! 而且你說中我下一步想做的事,就是在簡報中也加入聲音,不過昨天還沒來得及做,就先分享投影片了,呵,也很高興聽到,我的聲音給人一種平靜的力量。:)

Dear 四季
看到你的簡報
還是覺得跟看雜誌一樣吸引人呀
說到你這篇的主題
也讓我想到現在我們身邊簡報濫用的狀態
好像什麼東西都要用簡報
有時常會讓人覺得多此一舉
根本不必用簡報就可以表達的
似乎仍要用簡報
所以我想關鍵還是在於人
一個人要用什麼形式去讓聽者了解自己的想法
我還是覺得內容的邏輯遠比形式更來得的深刻呀
即使只是用了一張圖
或許就夠了

也許簡報更生動一點會更吸引人呢~可以加入動畫什麼得也是很好玩的功能

Yibie提到的應該是Presentation Zen,我看過英文版,基本上的內容跟你文章中提到的都是一樣的,作者的網站在http://www.presentationzen.com/

好一個公車導覽之旅
在每一次的簡報我都會記得這句話哩

這篇十分受用,謝謝版主的分享~

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